Eerst maar eens wat feiten op een rijtje. In 2015 besloot de regionale GGD Utrecht om zelf een digitaal dossier voor jeugdgezondheidszorg in onze regio te laten ontwikkelen. Die ontwikkeling werd samen gedaan met twee andere regionale GGD’s. De gemeente Utrecht deed hieraan niet mee. Dit besluit werd genomen om de jaarlijkse kosten voor ICT te verlagen, dit betrof vooral de jaarlijkse licentiekosten die moesten worden betaald aan de leveranciers van bestaande digitale klantendossiers.
Er werd een aanbesteding gehouden en gekozen werd voor een ICT bedrijf dat wel allerlei ICT-oplossingen kon produceren, maar nog nooit een dergelijk digitaal dossier had gemaakt. Een opmerkelijke beslissing als gekeken wordt hoe ingewikkeld dat is.
Een voorbeeld van de input voor een digitaal jeugddossier, bron Project Architectuur Paragraaf Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg Gemeente Utrecht, januari 2015
In begin 2018 werd de overeenkomst getekend en eind 2018 was er al sprake van meerkosten waarvoor getekend moest worden. In 2019 was er sprake van vertragingen en de implementatie werd steeds verder uitgesteld.
En eind 2022 besloot het Algemeen Bestuur van de regionale GGD Utrecht om het traject stop te zetten. Kosten voor hen 4,1 miljoen. Een nieuwe aanbesteding wordt vooralsnog op 500.000 euro ingeschat en kosten voor een evaluatie zijn nog eens 75.000 euro. De feitelijke kosten voor de totale afboeking voor deze investering in dit nieuwe digitale dossier lag nog vele malen hoger, namelijk in totaal 13 miljoen. Dit moet binnen de bestaande reserves van de GGD’ s worden opgelost, maar het zijn indirect natuurlijk ook kosten voor de belastingbetaler.
Verdienmodel
Op 24 januari gaf de directeur van de regionale GGD Utrecht een uitgebreide toelichting op alles wat was gebeurd in een openbare commissievergadering. De GGD gebruikte altijd bestaande software en betaalde daar jaarlijks een bedrag aan licentiekosten voor. De meeste regionale GGD’s in het land gebruiken een dergelijk digitaal dossier en er zijn slechts enkele leveranciers die zo’n dossier kunnen maken en onderhouden. De regionale GGD Utrecht wilde er vanaf en besloot, samen met twee andere regionale GGD’s, tot ontwikkeling van een eigen product. Daar zat ook een andere gedachte achter. Als zij een nieuw digitaal klantdossier ontwikkelden, dan kon dat worden 'doorverkocht' aan andere GGD’s en daarmee kon de ontwikkeling van het product worden terugverdiend. Een typische redenering die niet was gebaseerd op enig marktonderzoek. Helaas een redenering die vaker bij overheden wordt toegepast.
Keuze voor leverancier
De keuze voor de leverancier was zeer opmerkelijk. Er werd gekozen voor Finalist, een bedrijf dat gebruikersvriendelijke websites, portals, applicatie-integratie maakt. Dat is toch wezenlijk iets anders een digitaal dossier voor jeugdgezondheidszorg. En als je voor zo’n bedrijf kiest, dan moet je vooraf de eisen waar het aan moet voldoen wel heel goed formuleren. Al snel na de start van de ontwikkeling bleek verschil van mening daarover. Het leidde eind 2018 tot meerwerk en meerkosten. Uiteindelijk is het geschil ook juridisch geworden. Hiervoor lopen nog procedures. Er moet echter ook een nieuwe aanbesteding worden opgestart. Er is nu besloten om dat nu wél te doen op basis van een bestaand systeem.
Rol college en gemeenteraad
Wethouders van alle gemeenten in de regio zitten in het Algemeen Bestuur van de regionale GGD Utrecht. Het Algemeen Bestuur is regelmatig op de hoogte gesteld, zoals blijkt uit de presentatie van de directeur van de regionale GGD Utrecht.
Uit deze presentatie blijkt dat de informatie ook bedoeld was om met de gemeenteraden te delen. Ondanks al die signalen heeft het toenmalige Amersfoortse college geen aanleiding gevonden om een risicoparagraaf op te nemen in het programma Sociaal Domein. Volgens beantwoording van het college op schriftelijke vragen van december 2022, was dat omdat de GGD ’s bij het opstellen van hun begrotingen altijd uitgingen van het principe 'dat ze de leverancier zouden houden aan de afspraken voor het op te leveren product en is er tot halverwege 2022 van uitgegaan dat dit ook gerealiseerd zou worden'.
Dat is vreemd. Het college had op zijn minst de gemeenteraad beter moeten informeren over de feitelijke stand van zaken. Uit de presentatie blijkt dat die informatie wel gedeeld is in het Algemeen Bestuur.
Ook bij de presentatie van ontwerpbegroting 2023 in juni 2022 was er geen aanleiding tot alarmbellen. Wel was er in april 2022 een collegebericht van voormalig wethouder Tigelaar aan de raad verstuurd over de juridische procedure die inmiddels speelde. Op schriftelijke vragen van raadsleden werd wel melding gemaakt van een financieel risico, maar zonder uitgebreide toelichting.
In januari 2023 werd door wethouder Micheline Paffen besloten om de raad te laten informeren door de directeur van de regionale GGD Utrecht. Die ging uitvoerig in op de kwestie. De raadsleden waren op dat moment verbijsterd en stelden vooral veel vragen. Afgelopen dinsdag werd de nieuwe begroting van de regionale GGD behandeld. Er werd een amendement aangenomen om de definitieve aanbesteding pas te doen nadat de evaluatie is afgerond. De gemeenteraad wil ook op de hoogte worden gebracht van de uitkomst van die evaluatie, hetgeen werd toegezegd door de wethouder.
Verbijstering
Kijkend naar deze hele kwestie blijft een gevoel van totale verbijstering over en zijn er veel vragen te stellen. Waarom kiest men voor een nieuw te bouwen systeem terwijl er werkende systemen op de markt zijn? Waarom kiest men voor een op dit gebied onervaren ICT-ontwikkelaar? Waarom gaat men zolang door, terwijl al eind 2018 alarmbellen hadden moeten afgaan? Waarom kiest men voor een 'verdienmodel'? Waarom is niet aangesloten bij de gemeente Utrecht die hiermee ook bezig was? Vragen die in januari slechts mondjesmaat aan de orde gekomen zijn.
Andere vragen zijn nog nauwelijks aan de orde gekomen. Waarom werd de raad niet uitvoeriger geïnformeerd? Waarom neemt de raad genoegen met alleen een evaluatie? Een dergelijke besteding van belastinggelden, in totaal minimaal 13 miljoen die door het toilet is getrokken, zou toch wel vragen om hardere maatregelen. Ook vreemd is dat de directeur met fluwelen handschoenen werd aangepakt. Ze werd zelfs door raadsleden geprezen om haar openheid in de commissievergadering.
Ik ben benieuwd naar de resultaten van de evaluatie en van de reactie van de gemeenteraad daarop. Een kwestie om goed in de gaten te houden.