Op 28 juni jongstleden, ongeveer om 12.00 uur in de middag betrad de heer Hoogendoorn (niet zijn echte naam) uit Benschop het Eemhuis. Hij wilde wat oude bouwtekeningen inzien van de firma Van Hoogevest. Het was wel even een stevige klim naar de derde verdieping, naar Archief Eemland. Maar hij was vol goede moed. Gisteren was hij in het streekarchief in Woerden geweest; daar was hij vriendelijk geholpen. Hij hoopte op een zelfde behandeling in Amersfoort. Een grotere stad, een groter archief. Dat betekent immers een professionele organisatie, die het allemaal goed voor elkaar heeft. Toch?
Hij betrad de studiezaal. Een enorme ruimte, vol met tafels en werkplekken. Er zaten welgeteld vijf mensen te werken. Twee mannen deden historisch onderzoek, twee mannen (medewerkers van het archief) zaten achter de computer te werken en dan was er nog de receptioniste.
De receptioniste en een van de ‘computermannen’ spraken hem aan. Hij legde uit: “ik heb hier een lijstje met nummers van bouwtekeningen; die zou ik graag in willen zien.” De toegesnelde archiefmedewerkers zetten een bedenkelijk gezicht op. “Heeft U een afspraak gemaakt? Neen? Dan kunnen wij u niet helpen.” De receptioniste duwde hem een kaartje in de hand met de website die hij moest raadplegen voor een afspraak. “Maar ik ben speciaal helemaal uit Benschop hierheen gekomen…” probeerde hij het nog. “En gisteren in Woerden was het helemaal geen probleem.” De medewerkers bleven echter op hun strepen staan. “Wij hebben het druk en we kunnen niet zo maar iedereen er tussendoor laten. Maak maar een afspraak, dan kunt u volgende week terugkomen.” Exit mijnheer Hoogendoorn uit Benschop.
Een van de twee historisch onderzoekers sprak duidelijk zijn ongenoegen over dit handelen uit. Hij werd even later terecht gewezen door een medewerker: “U heeft zich niet te bemoeien met ons en onze organisatie. De spelregels staan heel duidelijk op onze website en als iemand zich daar niet aan wenst te houden, zijn de consequenties voor hem of haar. Wij hebben nu eenmaal interne regels en daar wordt niet van afgeweken.”
Een gewone dag in Archief Eemland.
Een lange autorit voor niks
Er zijn heel veel opmerkingen te maken naar aanleiding van dit kleine incident. Ten eerste dat de gemeente Amersfoort klaarblijkelijk op deze manier inhoud geeft aan het streven naar duurzaamheid: een bezoeker uit Benschop (volgens de ANWB-reisplanner heen en weer ongeveer 95 km c.q. anderhalf uur rijden) wordt met lege handen teruggestuurd omdat de betrokken archiefmedewerkers er niets voor voelen om hun werkzaamheden voor tien minuten te onderbreken.
Ik heb ooit – toen het archief nog een klantvriendelijke, open instelling was – Amerikaanse toeristen het archief zien binnenstappen, op zoek naar hun voorouders uit Amersfoort. “Look dear, that is my great-grandmother. Do you know what ‘gereformeerd’ means?” Zouden die mensen nu ook de deur worden gewezen? Of iemand uit Groningen? Is er een grens, en waar ligt die en op basis van wat?
Tijdsblokken
En dan de huisregels. Archief Eemland is tegenwoordig de meest klantonvriendelijke archiefinstelling in de provincie Utrecht. Geen andere instelling doet meer zijn best om bezoek te ontmoedigen c.q. te beperken.
Als je stukken wilt inzien moet je bij Archief Eemland ruim vantevoren een tijdsblok van twee uur reserveren: er zijn per dag drie tijdsblokken van twee uur beschikbaar (tussen 10.00 uur en 16.00 uur). Per tijdsblok zijn er maar twee plaatsen beschikbaar. Als die volgeboekt zijn, heb je pech gehad. Een medewerker legt uit: “het maximum van twee plaatsen zorgt ervoor dat wij de mensen op een goede manier kunnen helpen. Meer mensen kunnen wij echt niet aan.”
Ter verduidelijking: het enige dat de archiefmedewerkers voor de bezoekers moeten doen is archiefstukken uit het depot halen en naar de publieksruimte brengen, die stukken registreren en aan het eind van de dag weer innemen en terugbrengen; een werkje van hooguit tien minuten.En voor de meeste bezoekers geldt: de stukken zijn een paar dagen eerder al aangevraagd. Het meeste werk is dus voor tien uur ’s ochtends als de studiezaal opengaat al gedaan.
Overwerkte ambtenaren
De huidige systematiek met drie tijdsblokken en twee plaatsen betekent dat het archief hooguit zes bezoekers per dag kan ontvangen. Tenzij er bezoekers zijn die meerdere tijdsblokken reserveren en dus de capaciteit tot vijf, vier of nog minder bezoekers terugbrengen. Hoe dan ook, maximaal zes bezoekers per dag betekent maximaal 24 bezoekers per week (het archief is ‘uiteraard’ op maandag gesloten, want dat is klaarblijkelijk geen normale werkdag) of maximaal 1200 bezoekers per jaar.
Is 1200 bezoekers per jaar veel? Ter vergelijking: in 2004 ontving Archief Eemland 6.894 bezoekers en in 2017 8.447 bezoekers (volgens het Jaarverslag van de provinciale Archiefinpectie 2002-2004 en het Jaarverslag van Archief Eemland 2017). In de gemelde verslagen is niets te lezen over overspannen medewerkers die het werk niet meer aankonden. Toch moet het toen bijzonder hectisch geweest zijn…
Op de huidige slechte bezoekersregeling gewezen, reageerde de medewerker: “we hebben nog geen klachten gehoord.” Het archief kan gerust zijn: klachten zullen zij nooit ontvangen, want alle historisch geïntesseerde Amersfoorters blijven gewoon weg…
We passen er een mouw aan
Hoe is het elders in de provincie geregeld? Bijna alle andere archieven in de provincie Utrecht, zoals het Regionaal Archief Zuid-Utrecht in Wijk bij Duurstede, het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (het is een hele mondvol) in Woerden of Streekarchief Gooi- en Vechtstreek in Hilversum stellen geen maximum aan het aantal bezoekers. Bij de meeste kun je gewoon binnenlopen en hoef je zelfs niet vooraf te reserveren. Niemand zal je zomaar de deur wijzen.
In Regionaal Archief Zuid-Utrecht in Wijk bij Duurstede wordt gevraagd je vooraf aan te melden (een telefoontje of een mailtje is voldoende). Medewerker Jelle Vonk legt uit: “Wij hebben zes plaatsen en als die vol zijn, loop je het risico dat je achter het net vist als je onaangekondigd arriveert. Maar we proberen er in dat geval wel een mouw aan te passen. We zullen u niet zomaar naar Amersfoort terugsturen.”
Ook het Utrechts archief heeft een maximum aantal plaatsen vastgesteld: twaalf. Bovendien meldt de website: als je toch op dezelfde dag nog wil komen, bel dan even vantevoren, want soms blijven er plaatsen vrij en die kun je dan gebruiken.
Flexibiliteit en proberen bezoekers van dienst te zijn; dat is de manier waarop andere archiefdiensten in de provincie Utrecht opereren. Maar in Archief Eemland zijn de regels heilig en worden de weinige bezoekers vooral gezien als verstoorders van de rust en de werkzaamheden van het archiefpersoneel. Die ‘interne werkzaamheden’ zijn veel belangrijker dan het ontvangen en helpen van bezoekers.
Torenhoge ambities
Wat is er toch met archief Eemland gebeurt? Toen in 2014 het Eemhuis zijn deuren opende, waren er nog torenhoge ambities. Verwacht werd dat het gebouw – met de Bibliotheek, Scholen in de Kunst en Archief Eemland – elke jaar zo’n half miljoen bezoekers zou trekken en dat bleek zelfs nog een bescheiden voorspelling. Al in het eerste jaar werden meer dan een miljoen bezoekers geteld.
Het archief was voorbereid op een enorme verbreding van de doelgroep. Na in vroeger tijden gehuisvest te zijn geweest in achtereenvolgens de stadsbibliotheek in het oude stadhuis en op de zolder in de Observant – beiden zeer fraaie kamers met ruim voldoende plaatsen - was er nu volop ruimte om zelfs nog meer bezoekers te ontvangen. Er was een aparte glazen kluis met zo’n tien plaatsen voor archiefonderzoek, terwijl er voor onderzoekers die hun familiegeschiedenis uitzochten een enorme ruimte was met grote tafels en tientallen stoelen. Hier konden ook de vele mensen ontvangen worden die bouwtekeningen wilden raadplegen voor verbouwingen aan hun huis.
Van publieksruimte naar werkkamer
Het liep allemaal anders. De glazen kluis heeft slechts korte tijd gefunctioneerd. Het bleek te kostbaar (klaarblijkelijk was dat vooraf niet goed ingecalculeerd) om in twee ruimtes toezichthoudend personeel aan te houden. Sindsdien staat de glazen kluis leeg; ze wordt periodiek een keer per week benut door vrijwilligers die onder leiding van een oud-archiefmedewerker zeventiende eeuwse stukken transcriberen.
Topdrukte in de studiezaal
En dan de enorme studiezaal voor de genealogen, voor de stamboomonderzoekers. Die bleek onnodig, want het genealogisch onderzoek geschiedt tegenwoordig grotendeels vanuit huis. Alle bronnen zijn gedigitaliseerd en zijn op internet te raadplegen. Ook veel bouwtekeningen zijn gedigitaliseerd en worden via een druk op de muisknop naar huiseigenaren-met-verbouwingsplannen verzonden.
Kortom, binnen tien jaar is de hele publieksruimte van Archief Eemland een monument van spilzucht en overspannen verwachtingen geworden. De enorme zaal wordt tegenwoordig gebruikt door de spaarzame historische onderzoeker die zich niet laat ontmoedigen door de hoge drempels. Hij of zij wordt met de nodige argwaan en tegenzin ontvangen.
Door personeel van Archief Eemland die de hoofdgebruiker is van de voormalige publieksruimte. Enkele medewerkers zitten daar de hele dag achter een beeldscherm en bewaken de enorme studiezaal als hun fort: scholieren of studenten die de tientallen lege plekken zien als een mooie gelegenheid voor hun studieactiviteiten worden als ongewenste vreemdelingen weggejaagd.
Wat ooit de enorme publieksruimte op de derde verdieping van het Eemhuis was, is tegenwoordig de werkkamer van enkele ambtenaren. Zij ontvangen nog wel bezoek, maar liever niet.